Produktbedingungen für rechno.io

Hauptfunktionen

Je nach Tarif und Freischaltung können folgende Funktionen enthalten sein:

• Beleg-Upload über Web-App, mobile App, Share Extension und Beleg-E-Mail-Adresse
• automatisierte Belegerkennung und Extraktion
• Buchungsvorschläge und Kontierungshilfen
• Bank- und Zahlungsdatenimport
• Matching zwischen Zahlungen, Belegen und Ausgangsrechnungen
• DATEV-/CSV-/sonstige Exportvorbereitung
• KI-Assistent für datenbasierte Rückfragen zum eigenen Mandantenbestand
• Branchenmodule, insbesondere Taxi/Fleet
• Steuerberater-/Kanzleizugriff für Mandantenbetreuung

Tarife und Kontingente

Die jeweils aktiven Funktionen richten sich nach dem gebuchten Tarif. Belegkontingente, Postfachanzahl, KI-Chat, Messaging-Assistent, Banking, Branchenmodule und Kanzleifunktionen können je nach Tarif begrenzt sein.

Zusatzpakete können ein monatliches Belegkontingent nur für den laufenden Abrechnungsmonat erweitern. Sie verlängern sich nicht automatisch und sind nicht erstattbar, wenn das Kontingent nicht vollständig genutzt wird.

Bank-, Zahlungs- und Drittanbieteranbindungen

Der Kunde kann optionale Verbindungen zu Banken, Zahlungsdienstleistern, E-Mail-Postfächern, Messenger-Diensten, Buchhaltungssoftware und Branchensystemen herstellen. Die Verbindung erfolgt nur nach aktiver Freigabe durch den Kunden.

Bei externen Schnittstellen können Umfang, Datenqualität, Verfügbarkeit und Authentifizierungsregeln durch den jeweiligen Drittanbieter beeinflusst werden.

KI-Assistent und Grenzen

Der KI-Assistent darf betriebliche Fragen beantworten, soweit diese aus den Daten des jeweiligen Kunden oder aus allgemein zugänglichen Informationen abgeleitet werden können. Er darf keine Geheimnisse anderer Kunden, Systeminterna, Tokens, Passwörter oder vertrauliche Betreiberinformationen ausgeben.

Steuerliche Einzelfallberatung wird nicht erbracht. Bei solchen Fragen soll der Assistent auf den Steuerberater verweisen oder anbieten, eine Frage für den Steuerberater vorzubereiten.

Datenexport und Archiv

rechno.io stellt Export- und Archivfunktionen bereit, soweit diese im Tarif enthalten sind. Exportformate können sich an DATEV, CSV, Buchhaltungssoftware oder individuellen Auswertungen orientieren.

Nach Eingang eines Belegs per Upload, Beleg-E-Mail-Adresse, Messenger, mobiler App oder sonstigem angebundenem Eingangskanal wird die Originaldatei unverändert archiviert. Technische Arbeitskopien, Vorschaubilder, komprimierte Darstellungen, OCR-Texte oder extrahierte Metadaten können für interne Verarbeitungs-, Anzeige-, Such- und Prüfprozesse erzeugt werden; sie ersetzen nicht das archivierte Original.

rechno.io ist darauf ausgelegt, GoBD-orientierte Archiv- und Exportprozesse zu unterstützen. Die Einhaltung der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten hängt auch von der Nutzung durch den Kunden, der Verfahrensdokumentation, den Exporten und der Abstimmung mit dem Steuerberater ab. Technopolis übernimmt keine Steuerberatung und garantiert keine abschließende steuerliche Anerkennung durch Finanzbehörden.

Belege und zugehörige Buchhaltungsdaten werden grundsätzlich für die jeweils gesetzlich erforderliche Dauer aufbewahrt, maximal jedoch für zehn Jahre nach dem maßgeblichen Archivierungszeitpunkt, soweit keine längere gesetzliche Pflicht besteht. Kündigt der Kunde den Vertrag, kann er vorhandene Belege und Daten über die dafür vorgesehene Exportfunktion exportieren. Eine Löschung bei Technopolis erfolgt erst nach erfolgreichem Export, ausdrücklicher Kundenweisung und soweit keine gesetzlichen, vertraglichen oder technischen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

Mandanten- und Branchenmodule

Kanzleifunktionen können mehrere Mandanten verwalten. Branchenmodule können zusätzliche Importformate, Matching-Regeln oder Auswertungen enthalten. Ein Branchenmodul ist keine Garantie, dass jeder Anbieter oder jedes Format ohne Anpassung verarbeitet werden kann.

Für Taxi-/Fleet-Kunden können je nach Stand der Integration insbesondere Import- und Matching-Funktionen für TaxiWin, HALE, Plattformumsätze, Kartenzahlungsanbieter, Bankumsätze und weitere Branchenquellen bereitgestellt werden. Für Immobilienkunden können insbesondere Belege, Zahlungen, Objekt- oder Einheitenbezüge und branchenspezifische Auswertungen unterstützt werden.

Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach Tarif, aktivierten Integrationen, unterstützten Formaten und Datenqualität. Funktionen, die produktiv verfügbar sind, werden im Produkt als aktivierbar oder buchbar angezeigt. Funktionen, die nur eingeschränkt verfügbar sind, experimentell sind oder eine individuelle Einrichtung benötigen, werden entsprechend gekennzeichnet.